.Programme AssistantDescriptionLas funciones incluyen el seguimiento del progreso del proyectos; ayudar en la preparación del presupuesto; monitorear la ejecucióndel plan de trabajo y escribir informes relacionados con el Proyecto y otra documentación; y coordinar y programarlas reuniones del proyecto.Contribuye al desarrollo y alcance de los proyectos.
Elaborar, participar, editar y presentar proyectos comunitarios y nacionales en las convocatorias.TasksApoyo a la gestión del programa- Proporcionar apoyo administrativo y de programa al director del programa, su tutor y el equipo del programa en la preparación de diversos documentos del programa, como planes de trabajo, presupuestos, informes y propuestas sobre los arreglos de implementación del programa.- Bajo la guía del supervisor y/o tutor, reunir materiales informativos y preparar presentaciones en PowerPoint y otras presentaciones para el programa y los proyectos.- Identificar fuentes y reunir y compilar datos e información para la preparación de documentos, directrices y otro material según sea necesario.- Ayudar al equipo del programa a revisar y preparar documentación sobre la adquisición de bienes y servicios, y apoyar el seguimiento de contratos.- Ayudar al equipo a brindar orientación a las oficinas de país y de proyecto sobre la implementación rutinaria del proyecto, rastreando el uso de los recursos financieros.Apoyo a la gestión financiera- Utilice Excel para preparar las revisiones presupuestarias requeridas, la revisión de la adjudicación del proyecto y el estado del proyecto, la determinación de los fondos no utilizados y el cierre operativo y financiero del proyecto.- Crear un libro de Excel y registrar datos para el seguimiento del presupuesto del proyecto, el gasto, las nuevas convocatorias nacionales y de la UE.- Apoyar al equipo jefe del programa en la gestión financiera del proyecto.- Organizar, recopilar y procesar información de los donantes y del director del programa; otro miembro del equipodel programa y realizar un seguimiento de la información a través de bases de datos y archivos electrónicos.- Apoyar al equipo del programa en el seguimiento y presentación de informes sobre los recursos movilizados.Apoyo Administrativo al Equipo de Programas y Proyectos- Brindar apoyo administrativo al equipo del programa en la organización de eventos, reuniones, talleres, etc.- Hacer arreglos de viaje para el equipo del programa y el personal del proyecto, incluida la preparación de solicitudes y reclamos de viaje.- Redactar correspondencia no sustantiva.- Mantener y organizar archivos impresos y electrónicos actualizados para facilitar el acceso y la recuperación.
Garantizar la custodia de los materiales confidenciales.- Crear y mantener archivos de correspondencia/documentos e información recibida electrónicamente y garantizar un archivo actualizado.
Mantener copias impresas y electrónicas de los registros de la oficina y archivos de referencia sobre diversos temas