Empresas: Almanac Barcelona Responsabilidades Responsable de la recepción de peticiones y reparto de las mismas entre el equipo.
Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones de más de 10 habitaciones que lleguen al hotel, independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel.
Consultar con la Directora de Revenue y en su ausencia con la Directora de Eventos la disponibilidad y tarifas a ofrecer.
Responsable del seguimiento y posterior actualización de las peticiones enviadas en PMS- Opera y en el cuadro de revenue semanal de grupos tanto de las cotizadas personalmente como las que sean responsabilidad de la Coordinadora.
Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.
A partir de la confirmación de un grupo o evento será la principal persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito.
Elaborar los resúmenes de grupo, así como las órdenes de servicio de sus programas y supervisar los de la Coordinadora.
Enviar a la Manager de Reservas las rooming lists recibidas.
Revisar las asignaciones de categorías de habitaciones junto al Front Office Manager.
Distribuir los resúmenes de grupo y órdenes de servicio los miércoles de los eventos que tengan lugar la siguiente semana a todos los departamentos del hotel y coordinar la reunión de repaso de BEO cada jueves a las 12:30 para resolver dudas.
Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato, actualizando la factura proforma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento.
Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida.
Informar a todos los departamentos del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
Requisitos: Misión: Garantizar la planificación, organización, ejecución con éxito de eventos, reuniones y grupos, ofreciendo una experiencia satisfactoria y personalizada para nuestros clientes.
Maximizar el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y coordinación de grupos y eventos en el hotel, asistiendo para ello directamente al cliente, asegurando en todo momento que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas.
#J-18808-Ljbffr