.Assistente de Recepción - MadridBuscamos un/a Asistente de recepción proactivo/a y organizado/a para gestionar las operaciones diarias de nuestra oficina en Madrid.
El/La candidato/a ideal formará parte del equipo de recepción para mantener un ambiente de trabajo eficiente y productivo, coordinando las actividades administrativas y asegurando el buen funcionamiento de las instalaciones.SwitchboardResponder las llamadas entrantes con la mayor prontitud posible y saber filtrar las llamadas correctamente.Atender las consultas de los clientes de manera eficiente y profesional.
Saber atender cualquier petición y dar servicio ya sea por teléfono, correo electrónico o carta.Transferir llamadas indicando el nombre y la empresa de la persona que llama siempre que sea posible.Atender las llamadas Inter compañía de manera profesional y eficiente.ReceptionDar la bienvenida a los visitantes y clientes de manera apropiada.Proporcionar información precisa siempre.Tener una imagen profesional.Conocimiento del Protocolo Profesional.Excelentes habilidades interpersonales.Soporte a todos los departamentos, Marketing, Administración de Personal, Dpto.
Financiero y Atención al Cliente.Habilidades en organización y capacidad para trabajar bajo presión.Conocimientos generales de la empresa: diseño organizativo - espacio de trabajo - distribución de oficinas - personal que trabaja en la misma, etc.Mantener el área de recepción segura, limpia, libre de obstrucciones y en condiciones presentables.Mantener las áreas generales de la oficina y showrooms abastecidas con todo lo necesario para su óptimo funcionamiento.Asegurar el orden y limpieza en coordinación del PRL las áreas generales, almacenes y halls.Supervisión de las maquinarias de la oficina (cafeteras, hervidores, neveras, impresoras, etc.)
y solicitud de suministros cuando sea necesario.Organización de reuniones y caterings.Gestión de las plazas de parking.Gestión de calendarios de salas de reuniones y showrooms.Compras en línea y recados fuera de la oficina cuando sea necesario.MailAbrir y distribuir la correspondencia correctamente (en papel y digital).Revisar óptimamente los correos electrónicos y gestionar las solicitudes según corresponda.Verificar y firmar para la entrega de paquetes/paquetes/cartas.Gestionar la paquetería y envíos según directrices.Dar soporte y seguimiento para resolver incidencias en la correspondencia y envíos.AdministrationRevisión de facturas de proveedores.Control de presupuesto de viajes.Dar soporte a los empleados con la gestión de viajes cuando sea necesario.Transmitir adecuadamente comunicados de la empresa para los empleados según directrices.Realizar tareas administrativas diversas.Revisar y mantener estocaje de papelería, suministros para la cocina, etc.Supervisar y comparar los servicios utilizados por la recepción con el fin de mejorarlos y no sobrepasar los presupuestos permitidos