MARLEX selecciona para importante multinacional un/a Secretaria Assistant (Inglés Avanzado) Misión: Dar soporte administrativo y técnico a la dirección.
Funciones: Agenda Directores. Cerrar y convocar reuniones en coordinación con los Directivos y las distintas unidades del negocio, priorizando en función de la urgencia e importancia de los temas a tratar.Organización de reuniones internas y externas (clientes, proveedores, etc.)Conferencias internacionales.Eventos: invitaciones a las convocatorias de comunicación interna. Confirmaciones y control de asistencia.Reserva de salas y supervisión de necesidades y catering. Gestión de pedidos y facturas. Manejo de herramienta interna. Contacto con proveedores, coordinación con el área de compras, resolución de incidencias y seguimiento de presupuesto. Organización de viajes: Directores y equipo.Realizar las peticiones de vuelos y hoteles a través de la herramienta corporativa.Asegurar opciones más económicas, previa aprobación del viaje.Gastos Directores. Gestión a través de SAP Concur.Gestión coches (renovaciones, cambios, taller).Coordinación vacaciones de equipo y días de teletrabajo. Gestión básica de contenidos.Publicación de contenidos regulares o básicos en la intranet.Formatos y traducción de presentaciones y comunicados.Supervisión del buzón genérico de Comunicación Interna. Pedido de material de oficina para el departamento (tarjetas de visita, materiales impresos, etc.…)Gestión documental y archivo de materiales del departamento. Atención a visitas tanto internas como externas:Solicitud procedimiento con área de seguridad. Recepción y despedida.Atenderles mientras dure la visita. Atención telefónica (Filtrar llamadas dirigidas a los Directivos, pasar notas de las llamadas a los responsables de cada temática dentro del departamento). Requisitos: Muy valorable Formación especializada en Secretariado de Dirección.Imprescindible Inglés nivel avanzado (C1-Advanced), se hará prueba de nivel.Excelente manejo del paquete Office.Experiencia en puesto similar mínima 5 años.Deseados conocimientos mínimos de gestión de otras plataformas digitales para gestión de contenidos y conocimiento de la organización y de funciones de comunicación corporativa.Incorporación inmediata. Persona discreta, autónoma, proactiva.
Se ofrece: - Contrato estable. - Retribución Bruta Anual: 28k