La misión del Responsable de Programas es garantizar el diseño y la correcta implementación de los proyectos/asistencias técnicas a él asignados, cuidando además la relación con los donantes de su cartera. A nivel técnico, contribuye a la calidad y al impacto de los proyectos bajo la metodología institucional de CODESPA (CODE Method). A nivel administrativo y financiero, garantiza el cumplimiento de los procedimientos de la institución y la constante actualización de los sistemas de información. Es responsable del control presupuestario y económico de los proyectos, programas y asistencias técnicas a él asignadas.
Funciones del puesto :
AREA 1: FORMULACIÓN DE PROYECTOS Y ASISTENCIAS TÉCNICAS Valorar y analizar los resultados de las principales convocatorias de proyectos y asistencias técnicas de la fundación (resoluciones de donantes y fichas de valoración).
Proponer la asignación anual de formulaciones a las Delegaciones de CODESPA, en base a los resultados de su análisis.
Realizar el proceso de análisis de convocatoria de proyectos y asistencias técnicas publicadas, proponiendo al Director Global de Programas (Global Head of Programs) una asignación de país y temática.
Liderar con las Delegaciones y los Departamentos de la sede el proceso de formulación de propuestas de proyectos y asistencias técnicas.
Validar con el Director Global de Programas (Global Head of Programs) la lógica de intervención y el presupuesto de las propuestas formuladas, respetando la metodología institucional (CODE Method) y los ratios de eficiencia financiera.
Archivar en la INTRANET de CODESPA los documentos de formulación definitivos presentados.
Reformular y modificar las propuestas aprobadas, en caso de que surja la necesidad y previo acuerdo con el Director Global de Programas (Global Head of Programs).
AREA 2: IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS Y ASISTENCIAS TÉCNICAS Comunicar internamente la aprobación de nuevos proyectos y asistencias técnicas.
Liderar el proceso de alta en los sistemas (INTRANET, NAVISION, SHERPA) de los proyectos y asistencias técnicas aprobadas.
Liderar la preparación del presupuesto plano (planificación financiera) de cada proyecto y asistencia técnica aprobada.
En coordinación con el Dpto. Financiero, aprobar y ordenar las transferencias periódicas de recursos para la implementación de proyectos y asistencias técnicas, velando por el respeto del presupuesto plano y la normativa del donante.
Supervisar, a través de llamadas quincenales a las Delegaciones, la implementación de los proyectos y asistencias técnicas en terreno, asegurando el respeto de la metodología de CODESPA (CODE Method).
Supervisar la elaboración de los TDR y la implementación de los servicios técnicos clave de los proyectos y asistencias técnicas de su cartera.
Liderar la implementación del sistema de seguimiento técnico (SIGMA/SHERPATEC) de cada proyecto y asistencia técnica.
Liderar la recopilación de los KPI anuales de CODESPA con las Delegaciones de su responsabilidad.
Liderar la resolución de conflictos, dificultades y desacuerdos con los socios locales, en coordinación con el Director Global de Programas (Global Head of Programs) y siempre y cuando la Delegación lo necesite.
Gestionar las evaluaciones de los proyectos y concretamente: velar por el cumplimiento de los plazos de la evaluación de acuerdo con el donante, elaborar junto a las Delegaciones los TDR de la evaluación, ayudar a la selección del equipo evaluador, comunicar al donante todo lo relativo al proceso y en su caso, participar en la revisión del informe borrador, elaborar matrices de mejora y darle seguimiento.
Realizar misiones técnicas a terreno para la supervisión de su cartera de proyectos y asistencias técnicas.
Autorizar los pagos de las facturas de sede, de acuerdo con el presupuesto plano de cada proyecto y de acuerdo con la normativa del donante.
Asegurar la preparación de los presupuestos anuales de las Delegaciones de su responsabilidad.
Garantizar el ritmo y la estructura de gasto de los proyectos en ejecución, asesorando a las Delegaciones cuando corresponda y alertando las desviaciones respecto a lo planificado.
Recopilar y archivar las herramientas técnicas generadas en los proyectos de CODESPA facilitando la gestión del conocimiento.
Archivar y actualizar en la intranet los documentos relativos a la ejecución de los proyectos de su cartera.
AREA 3: RELACIÓN CON DONANTES Planificar y coordinar la preparación de los informes técnicos y financieros de los proyectos y asistencias técnicas de su cartera, de acuerdo con los plazos, formatos y contenidos definidos por la normativa del donante.
Planificar junto al Dpto. Financiero, el calendario de informes financieros y auditorías de cada año (Planificación informes económicos).
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