Nos encontramos en la búsqueda de una persona profesional, organizada y con don de gentes para estar en la recepción de nuestras instalaciones situadas en la zona Vallés.
Funciones a realizar : - Atención al Cliente y Visitantes: Dar la bienvenida a visitantes, clientes o proveedores con amabilidad y profesionalismo.
Registrar la entrada y salida de visitantes en sistemas o registros físicos.
Informar y guiar a los visitantes hacia las áreas o personas correspondientes dentro de la empresa.Resolver consultas básicas sobre los servicios o productos ofrecidos por la empresa.
- Gestión Telefónica: Atender las llamadas entrantes, canalizándolas hacia las áreas o personas responsables.
Tomar mensajes en caso de que el destinatario no se encuentre disponible y asegurarse de su entrega.
Realizar llamadas en nombre de otros departamentos o empleados según sea necesario.
- Manejo de Correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir el correo entrante (ordinario y certificado) a las áreas correspondientes.
Gestionar el envío de mensajería, tanto nacional como internacional, asegurándose de cumplir con los plazos requeridos.
Supervisar y organizar el material relacionado con la correspondencia, como sobres, etiquetas y guías de mensajería.
- Coordinación de Recursos: Organizar y reservar salas de reuniones, verificando disponibilidad y requisitos técnicos o logísticos.
Coordinar servicios complementarios para reuniones, como catering o equipos audiovisuales.
Llevar un control del uso de taxis, transportes o servicios externos solicitados por la empresa.
- Soporte Administrativo: Brindar apoyo en tareas administrativas generales, como escaneo, fotocopiado, y archivo de documentos.
Mantener actualizados los registros y bases de datos de la empresa relacionados con visitantes, proveedores o mensajería.
Ayudar en la elaboración de informes básicos o presentaciones requeridas por otros departamentos.
- Reserva de Viajes y Desplazamientos: Gestionar reservas de vuelos, hoteles y transportes para empleados en desplazamientos por trabajo.
Coordinar con agencias de viajes para obtener opciones de desplazamiento según los requerimientos de la empresa.
Asegurar la correcta documentación y seguimiento de itinerarios de los empleados en viaje.
- Supervisión de Áreas Comunes: Garantizar que el área de recepción esté siempre ordenada y presentable para los visitantes.
Supervisar el estado de las salas de espera, asegurándose de la disponibilidad de materiales como revistas, agua o café.
Reportar incidencias relacionadas con limpieza, mantenimiento o equipos en áreas comunes.
Gestión con Proveedores - Tareas de Seguridad y Control: Colaborar con el equipo de seguridad en el control de acceso de visitantes y empleados.
Emitir identificaciones o credenciales temporales para visitantes.
Asegurar el cumplimiento de protocolos de seguridad en el ingreso y egreso de personas o paquetes.
Representación de la Empresa - Proyectar una imagen profesional y positiva de la empresa en todo momento.
Mantener una actitud cortés y respetuosa con todos los interlocutores, tanto internos como externos.
Requisitos para el puesto : - Organización y meticulosidad.
- Proactividad y adaptabilidad.
- Dotes comunicativos y don de gentes.
- Buena presencia y empatía.