* Gestionar incidències relacionades amb el funcionament quotidià d'una comunitat de propietaris: • Rebent i atenent trucades i/o correus electrònics de membres de la junta de la comunitat o bé de persones propietàries on hi comuniquen incidències a resoldre.
• Resolent les incidències, prenent les mesures pertinents ja sigui amb els proveïdors de serveis habituals o cercant nous industrials si escau, amb el personal encarregat de la neteja, de la consergeria, o amb qui pertoqui.
• Informant a propietaris i persones que viuen a l'immoble de possibles afectacions relacionades amb la resolució d'incidències (p.e.
talls d'aigua o llum, no accés al garatge, etc.).
• Fent el seguiment, insistint amb els proveïdors si escau, assegurant-se del tancament de les incidències, i comunicant-ho, si és pertinent, a la persona que ha comunicat la incidència.
* Realitzar les juntes ordinàries i extraordinàries de les comunitats de propietaris: • Convocant, d'acord amb el president, la preceptiva junta ordinària de propietaris, i extraordinària quan escaigui, notificant convenientment les persones propietàries, adjuntant l'ordre del dia de la reunió i altra documentació necessària (comptes anuals, pressupost, etc.).
• Revisant la comptabilitat d'ingressos i despeses anual, així com el pressupost per l'any següent, incloent quotes dels propietaris, elaborats per l'equip d'administració.
• Duent a terme, seguint l'ordre del dia tramés prèviament, les reunions de junta, tot facilitant la presa d'acords i resolent tots els dubtes que s'hi puguin suscitar.
• Redactant i remetent les actes de les reunions.
• Assessorant professionalment la comunitat en tot allò que l'afecta.
* Coordinar reformes i reparacions dels immobles: • Estant al corrent de normatives d'obligat compliment respecte del manteniment dels immobles (seguretat, habitabilitat i accessibilitat).
• Buscant possibles proveïdors entre els que formen part de la borsa de l'organització cercant-ne de nous, d'acord amb les directrius generals de gerència.
• Negociant pressupostos amb els professionals que puguin dur a terme les reformes o reparacions.
• Assegurant-se que els nous proveïdors compten amb tots els permisos necessaris per a dur terme les obres.
• Coordinant-se amb l'arquitecte si cal demanar permís d'obres i després durant la seva execució.
• Supervisant in situ el bon funcionament i avenç de les obres que es duguin a terme a les comunitats, tractant amb els industrials i assegurant-se que compleixen en temps i forma amb allò acordat.
• Coordinant-se en tot moment amb el president i/o la junta de la comunitat de propietaris, comptant sempre amb les firmes necessàries per entomar obres d'envergadura.
• Informant pertinentment de les possibles derrames que es derivin de les obres i assegurant-se que el càlcul de les mateixes és correcte, per tal de procedir a girar els rebuts de provisions de fons, segons s'acordi amb president i/o junta.
* Realitzar altres tasques del departament de comunitats de propietaris: • Coordinant-se amb gerència i els altres oficials que treballen al departament i substituint aquests quan escaigui.
• Treballant amb l'equip d'administració, tot donant-hi suport i supervisant el correcte càlcul de coeficients i derrames i revisant la comptabilitat de les diferents comunitats cada sis mesos per detectar possibles errors i solucionar-los abans que es procedeixi al tancament anual.
• Gestionant l'assegurança de la comunitat i tramitant i seguint sinistres.
• Mantenint-se actualitzat de la normativa d'aplicació a les comunitats de propietaris.
• Estant al corrent de possibles subvencions i ajuts per a la rehabilitació o manteniment d'immobles i omplint la documentació pertinent.
• Controlant l'estat d'impagats i morosos i traspassant la situació al departament jurídic quan aquesta es complica.
• Coordinant l'arxiu de tota la documentació, ja sigui en format físic o informàtic, que duu a terme l'equip d'administració.
