Desde Melt Group estamos en búsqueda de un Office Manager para una firma de inversión española reconocida a nivel internacional en fuerte crecimiento. El puesto de trabajo se encuentra ubicado en las oficinas de Luxemburgo. Resumen del puesto: organizar y coordinar las tareas de administración y los procedimientos de oficina. Su función consistirá en crear y mantener un entorno de trabajo agradable, garantizando altos niveles de eficacia organizativa, comunicación y seguridad.
Las responsabilidades del Office Manager incluyen: Programar reuniones y citas dentro de la oficina. Organizar la distribución de la oficina, suministros y realizar pedidos de papelería y equipamiento. Mantener la oficina en buen estado y organizar las reparaciones necesarias. Programar reuniones y visitas Organizar el material de oficina Recibir a los visitantes y prestar apoyo administrativo general a los empleados. Gestión de la facturación y notas de gastos Gestión de viajes Gestión de la recepción, correos y atención telefónica. Realización de recados Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados. Atender las consultas de los empleados sobre cuestiones relacionadas con la gestión de la oficina (por ejemplo, papelería, hardware y organización de viajes). Servir de enlace con los proveedores de gestión de las instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad. Planificar actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias. Gestionar las negociaciones de contratos y precios con los proveedores de la oficina Requisitos y aptitudes: Experiencia demostrada como director de Oficina, Director de Front Office o Asistente Administrativo Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular) Idiomas: Inglés C1, Español C1 (obligatorio), Francés recomendable Requisito residencia en Luxemburgo También deberá tener experiencia con diversos programas informáticos de oficina (herramientas de correo electrónico, hojas de cálculo, bases de datos, SAP) y ser capaz de realizar tareas administrativas con precisión. Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, fax e impresoras) Familiaridad con herramientas de programación de correo electrónico Excelentes dotes de gestión del tiempo y capacidad para realizar varias tareas a la vez y priorizar el trabajo Atención al detalle y capacidad para resolver problemas Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal Gran capacidad de organización y planificación en un entorno acelerado. Mente creativa con capacidad para sugerir mejoras Título de bachillerato; se valorará la cualificación adicional como asistente administrativo o secretario. Se ofrece: Contratación indefinida Jornada completa Horario de 08h00 a 17h00 o 09h00 a 17h30 Salario en función de la experiencia del candidato
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