Descripción de la empresaAFRY es una empresa internacional líder en ingeniería, diseño y asesoría. Como actores globales con 19.000 expertos y oficinas en 50 países, AFRY se estructura en 5 divisiones operando en diferentes sectores industriales. AFRY Solutions Spain es la sucursal local de la División de Industrias de Proceso. Nuestras competencias clave incluyen servicios de ingeniería multidisciplinarios en el sector de pulpa y papel, productos químicos y bio-refino, minería y metales, entre otros. Además, también somos proveedores líderes de consultoría técnica y servicios en la fase operativa.Estamos buscando personas destacadas para unirse a nuestro equipo, y actualmente buscamos incorporar un Office Assistant para nuestro equipo español. En este rol, se unirá al equipo de Administración y Finanzas, un grupo bien estructurado, trabajando estrechamente con nuestra red global. En el puesto actual se trabajará presencialmente en nuestra oficina de San Sebastián.Descripción del empleoEl Office Assistant es responsable del funcionamiento eficaz de las funciones administrativas de las áreas de Proyectos, Gerencia y Administración General de las oficinas de AFRY Spain. Se encarga de la gestión documental: distribución de documentos, control de calidad y archivo según las directrices de AFRY y específicas del proyecto, utilizando los sistemas de gestión. Da soporte al Project Manager en tareas administrativas y coordina la comunicación y la recopilación de información hacia y desde el equipo del proyecto. Organiza y controla los viajes de empresa en coordinación con el equipo Financiero.RequisitosGestión Documental:Configurar y ser el usuario principal del sistema de gestión y almacenamiento de documentos.Asegurarse de que la clasificación de documentos siga las instrucciones del proyecto y directivas de AFRY.Registrar los documentos del proyecto según los procedimientos establecidos y asegurar su cumplimiento.Procesar y enviar documentos a través del sistema de gestión de documentos y diferentes sistemas de distribución a terceros.Gestión de viajes:Organizar y hacer el seguimiento de los viajes del personal de AFRY.Actuar como mediador y contacto entre la agencia de viajes y empleado.Revisión de albaranes y organización de la documentación de los viajes por proyecto para facturación.Reuniones y Comunicación:Gestión del correo electrónico con proyectos y el resto de los miembros del equipo de Administración.Organizar reuniones del proyecto según lo requiera el Gerente de Proyecto o el personal autorizado.Organizar y asistir a reuniones de proyecto cuando se requiera soporte administrativo.Soporte administrativo a Proyectos:Ayudar al Project Manager en la preparación de documentos, órdenes de ejecución, informes, protocolos e instrucciones que requiera el proyecto.Encargarse de la revisión de los documentos del proyecto para que cumplan con los criterios de calidad de AFRY.Mantener actualizados los organigramas y las listas de contactos.Organizar la distribución de copias impresas de la documentación del proyecto si lo solicita el Gerente de Proyecto u otro personal autorizado.Apoyar al Project Manager en la gestión, documentación y distribución de las lecciones aprendidas durante el proyecto entre el personal de AFRY.Información adicionalValoramos un equilibrio sano trabajo-vida personal, así como la diversidad. Podemos valorar una variedad de opciones de flexibilidad laboral. Por favor incluya sus preferencias en su candidatura. En AFRY ofrecemos salarios competitivos, acorde con el grado de experiencia y el desempeño. Como parte del proceso de aplicación online, por favor incluya un CV y una carta de presentación, indicando por qué quiere trabajar en AFRY y sus expectativas salariales. Solo aceptamos aplicaciones online.Si creemos que puede encajar bien en la organización, le invitaremos a una entrevista telefónica, a la que seguirá una entrevista cara a cara si ambas partes estamos contentos en seguir con el proceso.Debe tener permiso de residencia y trabajo en España.En AFRY, diseñamos cambios en todo lo que hacemos. El cambio ocurre cuando se unen ideas valientes. Cuando colaboramos, innovamos en tecnología y adoptamos puntos de vista desafiantes. Así es como estamos construyendo el futuro. Buscamos activamente candidatos cualificados para unirse a nuestros equipos, inclusivos e diversos, en todo el mundo. Únete a nosotros para acelerar la transición hacia un futuro sostenible.
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