En colaboración con la actual Senior PA, a quién reportará, llevará a cabo todas las gestiones de soporte al equipo directivo de la empresa y a los demás departamentos de la organización, según sea necesario, realizando funciones administrativas, documentales, organización de agendas y eventos, gestión de la información y comunicación interna y externa, asegurando, en todo momento, los níveles de calidad y criterios éticos de la institución.
Se requiere un año mínimo de experiência en puesto similar.
Entre las principales tareas se encuentran:
- Recepción de informes operativos destinados al CEO, criba, resumen y presentación de los datos más relevantes para la toma de decisiones y discusiones grupales por parte del CEO.
- Administración de sistemas de información y archivos, en formato digital, principalmente: actas, contratos, presentaciones, etc.
- Organización y gestión de agendas coordinando las diferentes actividades programadas.
- (Colaboración en ausencia de la secretaria de Dirección) Gestión y organización de eventos, reuniones y otros actos corporativos.
- Gestión y control de documentación confidencial varia.
- Elaboración y presentación de documentos (presentaciones, informes, reportes, propuestas, presupuestos).
- Detección de necesidades y anticipación de soluciones a partir del análisis de la información disponible y del entorno.
- Clasificación, registro y archivo de comunicaciones y documentos.
- Participar en la coordinación de diversos proyectos de la empresa
**Responsabilidades**
- Atención y filtro de llamadas.
- Gestión del archivo y la documentación.
- Gestión y seguimiento del correo (electrónico, postal o vía fax).
- Gestión de la agenda del equipo directivo.
- Coordinación y organización de viajes. Gestión de facturas y hojas de gastos.
- Coordinación de reuniones (coordinación de agendas, preparación y distribución del material necesario para las mismas).
- Apoyo en la preparación de presentaciones corporativas.
- Apoyo en la organización de eventos corporativos internos.
- Tareas administrativas generales de apoyo al departamento.
- Listar diferentes informes financieros, de análisis de negocio, de ventas de las diferentes áreas etc, y saber interpretarlos de un modo general.
- Apoyo a la Asistente de Dirección, colaborando con ella en varias funciones.
- Excelente nível de competencia comunicativa, tanto oral como escrita en castellano y en inglés.
- Dominio de las diferentes herramientas de ofimática.
- Tener elevada capacidad para trabajar en equipo de manera colaborativa y autónoma.
- Capacidad para gestionar imprevistos, tanto su resolución como su gestión emocional.
- Conocimientos de administración y finanzas, y de contabilidad.
- Inspirar confianza y confidencialidad.
- Ser una persona polivalente, flexible, responsable, empática, discreta, comunicativa y rigurosa. Tener una actitud curiosa frente a lo desconocido y de aprendizaje constante.
- Poseer dotes de organización y planificación.
- Orientar el trabajo hacia la búsqueda de resultados, como también, tener iniciativa y dinamismo.
- Capacidad de trabajar con gran volumen de trabajo, en un ambiente dinámico y rápido, de mucha colaboración.
- De trato amable y cordial. Excelentes habilidades interpersonales.
**Deseados**
- Formación en secretariado de dirección/ secretariado internacional.
- ADE o finanzas
- Otros idiomas.
- Otras herramientas informáticas.
