Empresas: Almanac Barcelona Responsabilidades: Responsable de la recepción de peticiones y reparto de las mismas entre el equipo.
Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones de más de 10 habitaciones que lleguen al hotel, con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel.
Consultar con la Directora de Revenue y en su ausencia con la Directora de Eventos la disponibilidad y tarifas a ofrecer.
Seguimiento y actualización de las peticiones enviadas en PMS- Opera y en el cuadro de revenue semanal de grupos.
Elaborar el contrato de servicio correspondiente una vez confirmados los servicios.
Actuar como enlace entre el grupo y el hotel, asegurando la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos.
Elaborar los resúmenes de grupo y órdenes de servicio, supervisando los de la Coordinadora.
Enviar a la Manager de Reservas las rooming lists recibidas.
Revisar las asignaciones de categorías de habitaciones junto al Front Office Manager.
Distribuir los resúmenes de grupo y órdenes de servicio a todos los departamentos del hotel.
Coordinar la reunión de repaso de BEO cada jueves a las 12:30 para resolver dudas.
Seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato.
Solucionar cualquier contratiempo con el grupo o evento y realizar el seguimiento adecuado con el cliente.
Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida.
Informar a todos los departamentos del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
Requisitos: Misión: Garantizar la planificación, organización, ejecución con éxito de eventos, reuniones y grupos, ofreciendo una experiencia satisfactoria y personalizada para nuestros clientes.
Maximizar el beneficio en todas las áreas del hotel a través de la planificación y coordinación de grupos y eventos, asegurando que los estándares de calidad y servicio sobrepasan las expectativas.
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