[G589] - Executive Assistant - Inglés Alto

Puesto: Executive Assistant - Inglés Alto Requisitos: RESPONSABILIDADES Office Management: Administración de la oficina de Madrid.
Gestión de proveedores, gestión de cuentas de la misma, gestión de stock oficina, etc.
Asistir al VP en su día a día, organizando su agenda, el flujo de trabajo, priorizando las solicitudes, haciendo seguimiento para asegurar respuestas puntuales, preparando reuniones y teleconferencias, habitualmente en zonas horarias distintas.
Recibir y priorizar la correspondencia de VP, tomando las acciones oportunas por su parte, y redirigiendo para las acciones necesarias por parte de otros miembros del equipo o colaboradores.
Mantener actualizada la correspondencia, respondiendo ágilmente en nombre de VP cuando así corresponda.
Obtener, compilar y extraer información de archivos, publicaciones, internet, bases de datos y otras fuentes para preparar documentos y presentaciones.
Preparar todos los aspectos referentes a los desplazamientos de VP, incluyendo: Gestión de visas, recepción y gestión de citas, reserva vuelos, trenes, hoteles, restaurantes preparando reporte de gastos, etc.
atendiendo a los plazos y criterios internos, consiguiendo la máxima rentabilidad y eficiencia.
Mantener actualizada la Base de Datos de VP así como del departamento.
Realizar seguimientos tras asistencia a reuniones, viajes, eventos comerciales.
Representar a VP en reuniones, eventos.
Organizar reuniones y eventos corporativos de acuerdo con las directrices recibidas, la cultura y los objetivos de la organización.
Realización de presentaciones, informes y documentos.
Envío de felicitaciones, detalles, notas de agradecimiento, etc.
Reconocer los flujos de comunicación interna y generar los documentos necesarios para su correcta transmisión.
Actuar de canal de comunicación / coordinación entre VP y los distintos departamentos cuando corresponda.
COMPETENCIAS Competencias Técnicas Licenciatura en Periodismo, Marketing, Administración de Empresas, Publicidad y Relaciones Públicas, Marketing, Investigación y Técnicas de Mercado o similar.
Dominio del Español e inglés (Nível Alto o Bilingüe), valorable otros idiomas.
Dominio de MSOffice.
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