MISIÓN: Colaborar con la Dirección General y los miembros del Comité Ejecutivo, dando soporte a sus actividades de relación, coordinación, organización y mediación transversal, garantizando su correcta gestión.RESPONSABILIDADES:Asumir las tareas de secretariado de la Dirección General de Cardif España, incluyendo:- Organizando, optimizando y planificando la agenda del Director General: viajes, almuerzos, reuniones, etc., de acuerdo con las pautas marcadas por el propio Director General.- Agendando reuniones/calls/vídeos/almuerzos/cenas.- Ayudando a la Dirección General a controlar su agenda y a cumplirla; advirtiéndole con antelación de sus compromisos, en especial cuando sean atípicos por horario, importancia, naturaleza o lugar.- Organizando los viajes, comidas o eventos; encargándose de la reserva y obtención de billetes de medios de transporte, de la reserva de hoteles, de la reserva de restaurantes, de locales, condiciones sanitarias, taxi, etc.
; todo ello de acuerdo con los procedimientos que existan al respecto en cada momento.- Planificación y organización de los viajes de los ejecutivos en visita, así como la recepción y acompañamiento de los mismos durante su estancia.- Gestionando (atendiendo, traspasando, efectuando) las llamadas entrantes o salientes de la Dirección General, de acuerdo con las instrucciones recibidas.- Gestionando (redactando, paginando, archivando) el correo entrante o saliente de la Dirección General, incluido el correo electrónico, de acuerdo con las instrucciones recibidas.- Organizando en la práctica del día a día la participación necesaria de la Dirección General en circuitos operativos, tales que firmas, aprobación de documentos, etc.- Redactando documentos profesionales que le puedan ser encomendados por la Dirección General; en su caso, efectuando traducciones encomendadas por la Dirección General, entre los idiomas castellano, francés e inglés.- Proporcionando apoyo logístico general a la Dirección General, como por ejemplo gestiones relacionadas con la obtención de material de oficina, gestiones sobre el vehículo de empresa de la Dirección General, gestiones sobre las herramientas informáticas o de comunicación a disposición de Dirección General, etc.Asegurar la gestión de información de la Dirección General, incluyendo:- Organizando el archivo físico y el archivo informático de la Dirección General; manteniendo un sistema de registro que permita la recuperación de todo documento en cualquier momento posterior a su archivo.- Preparando, o en su caso garantizando la obtención, del orden del día de las reuniones que organice o a las que asista la Dirección General; obteniendo, organizando y en su caso difundiendo la documentación necesaria para dichas reuniones, incluido al propio Director General.- Responsabilizándose de la elaboración y difusión del cuadro de mando de la compañía; reclamando el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación, a tales efectos, por las áreas y los Directores; alertando a la Dirección General de cualquier retraso que no esté en su mano resolver.- Manteniendo y actualizando la base de datos de contactos de Dirección General; para aquellos archivos electrónicos o papel que almacenen datos de carácter personal, tomando las medidas oportunas para el cumplimiento de la normativa interna de protección de datos.Contribuir a la producción de la Dirección General:- Preparando, o contribuyendo a la preparación, de presentaciones encomendadas por la Dirección General.- Realizando estudios de diversa naturaleza, encomendados por la Dirección General.- Ejecutando o llevando a cabo el seguimiento de proyectos puntuales, encomendados por la Dirección General.Manejar el área de viajes:- Mantener actualizado los perfiles en la herramienta de viaje.- Formar los nuevos usuarios con la nueva herramienta de viaje.- Actualización de la política de viaje según si es necesario.- Gestionar seguimiento, facturación y respecto del presupuesto.- Estar en coordinación con la agencia de viajes.Asegurar la gestión del material de oficina:- Seguimiento uso material.- Pedir nuevo material según las necesidades y en acuerdo con el presupuesto del dpto.
de SSGG.Requisitos:Experiencia superior a 3 años en posición similar.Español e Inglés, valorable Francés.Excel, Word y PowerPoint avanzado.COMPETENCIAS:Capacidad de organización.Capacidad de adaptación.Atención al detalle/rigor.Proactividad.Capacidad de análisis.Capacidad para diseñar y adaptar un proceso.Networking.
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