Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será dar soporte a cargos directivos y realizar funciones de gestión diaria de la oficina.
**Responsabilidades clave**:
- Mantener relaciones con clientes, inversores, proporcionando apoyo a otros asistentes administrativos cuando sea necesario.
- Gestionar calendarios, programar citas, coordinarse con otros asistentes y confirmar reuniones.
- Cubrir varias líneas telefónicas y comunicarse con los clientes cuando lo soliciten.
- Mantenimiento de la base de datos.
- Investigar y ayudar en la elaboración de materiales para reuniones.
- Preparar e imprimir materiales de presentación prestando atención a la calidad y el detalle.
- Organizar viajes y reservas para los profesionales (por ejemplo, vuelos, coches, hoteles, etc.).
- Gestionar documentos y correspondencia confidenciales, incluida la administración personal.
- Relaciones con proveedores: facilitar las comunicaciones, realizar el seguimiento de los asuntos pendientes con proveedores internos y externos, ser el primer punto de contacto.
- Importaciones: envío de mensajería internacional
- Contratos: asegurarse de que existen contratos sensibles para los servicios locales (fruta/ comestibles/ limpieza/ teléfonos móviles/ etc.
), vigilar las fechas de finalización de los contratos y filtrar las nuevas ofertas en busca de oportunidades interesantes.
- Gestión de inventarios, incluyendo TI, material de oficina/ comestibles
- Mantenimiento de la oficina
- Facturación.
- Enlace local para RRHH, IT, Instalaciones, Finanzas, Oficina COO, mano derecha del Socio Director y del equipo local.
- Primer punto de contacto para las nuevas incorporaciones y asegurarse de que están instalados.
- Asistente del socio - viajes/ reuniones/ documentos/ asuntos del equipo
- Responsable de la gestión administrativa
Buscamos un perfil dinámico, con amplia experiência para ocupar esta posición de carácter temporal.
La persona seleccionada debe tener un nível de inglés C1-C2 (se valorará en entrevista), formación universitaria, grado en secretariado o administración.
La empresa está muy bien posicionada a nível nacional e internacional.
La oportunidad ofrece desarrollo y aprendizaje a un alto nível de exigencia en un entorno dinámico y enriquecedor.
Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será dar soporte a cargos directivos y realizar funciones de gestión diaria de la oficina.