.¿Qué buscamos?La persona seleccionada se ocupará de prestar asistencia ejecutiva a ciertos miembros del Comité de Dirección con el objetivo de apoyarles en sus actividades diarias y contribuir a la realización de los objetivos estratégicos.
Tu día a día consistirá en:Bajo supervisión general, llevar a cabo tareas administrativas confidenciales para la alta dirección.Organizar y priorizar sus propios encargos para garantizar la realización precisa y dentro de plazo de los trabajos.Recibir a clientes directos internos y externos y derivarlos a las personas adecuadas.Tramitar las consultas de empleados y clientes internos.
Derivar las consultas o reclamaciones más complejas al personal adecuado, según proceda.Redactar comunicados rutinarios y no rutinarios a partir de notas breves o de instrucciones orales o por escrito.Recibir el correo entrante y reenviarlo al personal adecuado para su tramitación.Controlar, coordinar y mantener las actividades de la alta dirección; programas y coordinar reuniones, compromisos y otras actividades.
Realizar labores de seguimiento cuando sea necesario.Llevar a cabo el mantenimiento de los suministros y coordinar la logística de viajes mediante la herramienta de compra COUPA.Elaborar informes sobre gastos y tramitar el pago de partidas de gastos.Ofrecer los datos apropiados y análisis básicos para la elaboración de informes financieros mensuales para respaldar las decisiones financieras.Identificar y respetar los principios más importantes en relación con los controles jurídicos y reglamentarios que rigen las prácticas de trabajo estándar.Acceder a distintos sistemas de procesamiento de datos y analizarlos para facilitar la toma de decisiones.Supervisar los procesos del negocio para detectar oportunidades de mejora.Prestar servicios generales de oficina a los grupos de clientes internos y al personal de apoyo para la tramitación de las operaciones con el fin de respetar los estándares de atención al cliente.¿Qué necesitamos?Más de 5 años de experiencia administrativa con 2 años de experiencia administrativa ejecutiva.Buscamos una persona orientada al servicio y al cliente, muy discreta, organizada y con capacidad de priorización y de resolución.
De buen trato y con habilidades sociales y de relación.Excelente comunicación tanto oral como escrita en castellano.Capacidad para organizar y coordinar eventos.Inglés a nivel de conversación y comunicación escrita (Nivel First Certificate mínimo).Excelente dominio de las herramientas ofimáticas (Microsoft Office y Correo Electrónico).Capacidad de trabajo de forma autónoma y en equipo son imprescindibles.Preferiblemente estudios superiores finalizados.
Se valorará Formación académica especializada de Secretariado y formación en atención telefónica