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Descripción del puesto Misión:
Optimizar la gestión documental en los proyectos de ingeniería, asegurando la correcta aplicación de procedimientos, el cumplimiento de los flujos de aprobación y la eficiencia en la coordinación interna entre departamentos. Reporte de estados. Uso de los sistemas de SGD asignados a los proyectos.
Durante la fase de arranque del proyecto, preparación de los listados de documentos (ingeniería + otros). Actualización de los documentos de control acorde a la dinámica diaria del proyecto. Mantener actualizados los archivos de control de proyecto (lista de entregables, lista de comunicaciones, listas de proveedores, documentos de compra y seguimiento de proveedores, etc.), acorde a la dinámica diaria del proyecto (entrega, comentarios, revisiones, estado, etc.). Procedimiento de codificación de documentos, plantillas de documentos. Formación de los usuarios en el sistema de gestión documental seleccionado para el proyecto. Control de comunicaciones con el Cliente/Ingeniería del cliente. Coordinación con el departamento de Gestión de Conocimiento en la implantación de nuevas aplicaciones en Documentum (flujos de trabajo, informes propios, etc.). Asistir a los técnicos de "expediting" en la codificación de los documentos de "vendor" (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del cliente/ingeniería. En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales asegurando que los documentos se entreguen correctamente. Formación de los documentalistas locales. Gestión de altas y bajas en el sistema de gestión documental y gestión de permisos para los usuarios.
Preparación y gestión de los envíos de documentación (Transmittal) incluyendo la preparación de la Hoja de Envío correspondiente y verificación de la codificación correcta de los documentos. Reportar el avance de ingeniería al responsable de Ingeniería y al Planificador. Verificar la correcta carga de información en SDG de acuerdo con los requisitos de Proyecto. Realizar la distribución electrónica de la documentación a través de SDG de acuerdo a matriz. Realizar informes periódicos del estado de la documentación. Este tipo de informes se generan en SDG de forma estandarizada para todos los proyectos. Cargar en el SDG la Información de Referencia relativa al Proyecto (Especificaciones, estándares...). Gestionar la correspondencia relativa a control de documentación. Dar soporte al Responsable del proyecto en la preparación de los informes de avance de obra. Asistir a los técnicos de "expediting" en la codificación de los documentos de "vendor" (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del cliente/ingeniería. En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales asegurando que los documentos se entreguen correctamente. Cargar en el sistema de gestión documental interno (Documentum) con la información de ingeniería de proyectos finalizados.
Requisitos del candidato - Grado Superior Administrativo o formaciones relativas a archivo y gestión documental.
- Grado en Información y Documentación.
- Ciclo Formativo de Grado Superior en Documentación.
- Años de experiencia requerida: 3-5 años en puesto similar.
- Áreas de experiencia requerida: gestión de documentación, preferiblemente en proyectos de ingeniería y/o construcción.
- Disponibilidad para viajar: Posibilidad de viajes de corta duración.
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