Coordinateur de Projet evenmentiel F/H/X En lien avec l'équipe de production, ainsi qu'avec toutes les parties prenantes de l´équipe commerciale, le coordinateur de projet événementiel junior conçoit et met en œuvre des événements corporate pour des clients externes et internes. Le coordinateur de projet événementiel junior devra imaginer les concepts créatifs et s´assurer du bon déroulement de la réalisation des événements ainsi que de leur qualité à travers diverses missions qui entrent dans le cadre de ses compétences. Missions – Période « Reco » : Préparer et participer au point input de lancement du projet dans sa partie « Reco ». Assurer une communication constructive avec les autres membres du pôle input. Participer aux points de suivi dans la construction de la recommandation. Rechercher des prestations, des fournisseurs et des nouveaux concepts. Développer une approche créative. Conception du cahier des charges fournisseurs. Envoyer les demandes fournisseurs et préciser les informations pour assurer l'exactitude des offres reçues. Assurer un suivi des demandes fournisseurs dans le but de tenir une communication honnête et régulière sur l'avancée du projet (dates options, réponses clients, etc.). Analyse des offres fournisseurs et reporting au Responsable Pôle Reco (n+1).Construction de programmes ainsi que des scénarios pertinents et justes. Construire des budgets pertinents et compétitifs en phase avec le budget production annoncé par le commercial. Construire les présentations en phase avec les attentes du client / commercial (détails, esthétisme, justesse des informations, grammaire, etc.) Recherche permanente d'un positionnement compétitif par rapport à la concurrence : qualité, prix, justesse des recommandations – Optimisation des budgets. Respecter les deadlines dans le rendu des recommandations (présentations, budgets). Co-assurer la préparation des soutenances avec le commercial. Alimentation de la base de données fournisseurs et présentations. Missions – Période « Projet » : Tenir à jour quotidiennement la liste de missions à réaliser dans l'organisation logistique complète de l'événement. Assurer un suivi des demandes fournisseurs dans le but de tenir une communication honnête et régulière sur l'avancée du projet. Assurer la relation fournisseur tant sur la partie conceptuelle et logistique qu'administrative. Assurer la relation client dans l'organisation logistique de son événement reporting hebdomadaire. Respecter les deadlines fournisseurs (conditions de paiements, annulation). Envoyer des demandes de paiements fournisseurs et assurer le suivi auprès de la comptabilité (Ivalua, PR, PO, factures de commissions, etc.). Ajustement des offres fournisseurs et reporting au Responsable Pôle Projet (n+1). Rédaction du chemin de fer de chaque événement. Rédaction des supports de communication liés aux événements selon les besoins. Respect des budgets construits par l'équipe Reco et recherche d'optimisation de marges supérieures. Organisation du planning de repérage et assurer le repérage sur place. Assurer l'accompagnement des projets. Respect des deadlines dans la clôture des événements (bilan, budget post event, factures fournisseurs, commissions, etc.). Suivi des feedbacks clients (satisfaction, feedbacks quantitatifs et qualitatifs) et mise en place de solutions. Alimentation de la base de données fournisseurs et présentations. Missions générales : Assurer la confidentialité et la bonne utilisation de données sensibles. Participer au recrutement de nouveaux membres d'équipes (coordinateur de projet / business developper – ITW1). Revibe est fier d'être un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous sommes dédiés à la promotion de la diversité au sein de notre personnel et à la création d'un environnement de travail inclusif. À cet effet, nous invitons les candidatures de tous les postulants qualifiés, sans distinction de genre, d'orientation sexuelle, de race, d'origine ethnique, de croyances, d'âge, de situation matrimoniale, de handicap ou d'autres caractéristiques.
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