Empresas: Autograph Collection Hotels DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Es el responsable de planificar, organizar y supervisar todas las actividades relacionadas con conferencias, eventos y banquetes dentro del establecimiento. Su papel principal es asegurar que los eventos y reuniones se ejecuten sin problemas y cumplan con las expectativas de los clientes. Trabaja estrechamente con el equipo de ventas y operaciones del hotel para garantizar que cada evento se desarrolle de manera eficiente y con un alto nivel de calidad y servicio. Es responsable del grupo a partir de la firma del contrato y a lo largo de las fases previas, durante y posteriores al evento, incluyendo la supervisión que garantice una correcta facturación. • Recibir y despidir al cliente y le acompaña en durante todas las fases del evento, respondiendo a sus necesidades en todo momento. • Acompañar durante las visitas de inspección junto a los otros departamentos operativos cuando sea necesario. • Dirigir las BEO Meetings internas, previas al evento y asegurar la correcta comunicación de las necesidades del cliente a los departamentos operativos, para que dispongan de la información necesaria para la organización del trabajo de dichos eventos y resolver posibles dudas. Verificar que los resúmenes de grupo y las Beo's estén preparadas a tiempo para que los demás departamentos puedan planificar. • Supervisar los grupos en One Yield, para que la información que aparezca sea la correcta, junto con el balanceo de los diferentes tipos de habitación. • Supervisar el forecast de grupos, y que la información se traspase correctamente a los sistemas establecidos para poder tener un forecast tanto de alojamiento, como de salones, servicios de F&B y audiovisuales lo más ajustado posible. • Realizar análisis posteriores a los eventos y recopilar comentarios de los clientes para identificar áreas de mejora y oportunidades para futuros eventos, así como coordina la elaboración de un relevé que refleje todos los costes del evento. • Supervisar el traspaso de los grupos desde ventas a operativa, que los expedientes estén completos, configuración de tarifas hecho correctamente, facturas proformas y primer depósito recibido y que no falte ninguna información relevante. • Supervisar que los depósitos de los clientes se reciban conforme se ha contratado con ellos y facturación de los mismos. • Participar en los Pre-Cons junto con el resto de responsables del resto de Departamentos Operativos del hotel Requisitos : PERFIL PROFESIONAL CONOCIMIENTOS • Estudios en Turismo o titulación universitaria • Experiencia mínima de 2 años en departamento de eventos • Conocimiento muy alto de inglés y alemán, tanto oral como escrito. Se valorará Francés y otros idiomas. HABILIDADES • Orientación al detalle • Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo • Comunicación efectiva, verbal y escrita adaptadas a su audiencia • Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera efectiva • Habilidades de liderazgo y capacidad para motivar y guiar al equipo de eventos • Conocimiento de software de gestión de eventos y banquetes (SFA, Opera Sales & Catering, etc) • Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo fines de semana y días festivos, según las necesidades de los eventos
