En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo.
Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral.
Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente.
Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.TareasGestión de Calendarios y Plazos:Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.Comunicación con Clientes y Proveedores en Proyectos Grandes:Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.Coordinar reuniones y consultas con clientes.Apoyo en Transacciones y Cierres:Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.Gestión:Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos.Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones.Administración de Datos y Tecnología:Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos, actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mantenimiento de las mismas.Otras Funciones de AdministraciónGestión de Recursos Humanos:Contratación y selección de personal (portales GIPE).Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).Coordinación de la formación y desarrollo del personal.Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.Gestión de Oficina:Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas:Coordinación de proyectos y tareas administrativas.Seguimiento y cumplimiento de plazos.Organización de reuniones y eventos internos.Atención al Cliente Interno y Externo:Atención y asistencia a clientes.Coordinación de reuniones y citas con clientes.Manejo de quejas y solicitudes de clientes.Gestión de Contratos y Proveedores:Revisión y seguimiento de contratos.Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.Funciones de Gestión de Proyectos y FinancieroRegistro y Control Financiero:Registro de transacciones financieras.Mantenimiento de registros contables precisos.Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.Facturación y Cobranza:Generación y envío de facturas a clientes.Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.Resolución de discrepancias y consultas de facturación.Conciliación Bancaria:Conciliación de extractos bancarios con registros contables.Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.Elaboración de Informes Financieros:Preparación de estados financieros periódicos.Análisis de ingresos y gastos.Reportes de rentabilidad y presupuesto.Cumplimiento Fiscal y Regulatorio:Ayuda a preparación y presentación de declaraciones fiscales.Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.Gestión de Gastos:Control y revisión de gastos operativos.Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.Búsqueda de oportunidades para reducir costos.Planificación Presupuestaria:Colaboración en la creación de presupuestos anuales.Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.RequisitosExperiencia previa como auxiliar administrativo y contable.Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados.Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa.Capacidad para trabajar en equipo.Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión.Valoración de experiencia en ventas/comercial.BeneficiosPosibilidad de teletrabajo parcial.Remuneración variable por la consecución de objetivos.Buen ambiente.Despacho pequeño.¿Quieres formar parte de nuestro despacho?
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