En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral . Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.
Tareas Gestión de Calendarios y Plazos: Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas. Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas. Comunicación con Clientes y proveedores en proyectos grandes: Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente. Coordinar reuniones y consultas con clientes. Apoyo en Transacciones y Cierres: Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones. Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales. Gestión: Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos . Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos. Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones Administración de Datos y Tecnología: Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos). Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mangenimiento de las mismas. OTRAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN
Gestión de Recursos Humanos: Contratación y selección de personal (portales GIPE). Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral). Coordinación de la formación y desarrollo del personal. Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales. Gestión de Oficina (correos, RRSS y teléfono),: Coordinación de las operaciones diarias de la oficina. Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización. Coordinación de servicios de limpieza y seguridad. Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas. Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas.( Kleos y Holded): Coordinación de proyectos y tareas administrativas. Seguimiento y cumplimiento de plazos. Organización de reuniones y eventos internos. Atención al Cliente Interno y Externo: Atención y asistencia a clientes. Coordinación de reuniones y citas con clientes. Manejo de quejas y solicitudes de clientes. Gestión de Contratos y proveedores: Revisión y seguimiento de contratos. Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos. Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos. Funciones de Gestión de proyectos y Financiero: Registro y Control Financiero Kleos y Holded: Registro de transacciones financieras. Mantenimiento de registros contables precisos. Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Facturación y Cobranza: Generación y envío de facturas a clientes. Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza. Resolución de discrepancias y consultas de facturación. Conciliación Bancaria: Conciliación de extractos bancarios con registros contables. Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas. Elaboración de Informes Financieros: Preparación de estados financieros periódicos. Análisis de ingresos y gastos. Reportes de rentabilidad y presupuesto. Cumplimiento Fiscal y Regulatorio (apoyo de Pedro Sanchez Serra) : Ayuda a Preparación y presentación de declaraciones fiscales. Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal. Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad. Gestión de Gastos: Control y revisión de gastos operativos. Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados. Búsqueda de oportunidades para reducir costos. Planificación Presupuestaria / presentaciones a clientes: Colaboración en la creación de presupuestos anuales. Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto. Requisitos Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa Capacidad para trabajar en equipo Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión Valoración de experiencia en ventas / comercial Beneficios Posibilidad de teletrabajo parcial Remuneracion variable por la consecución de objetivos Buen ambiente Despacho pequeño ¿Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!