En Briones Abogados, un prestigioso bufete dentro de la industria de la práctica legal con un firme compromiso hacia la excelencia y la innovación, estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo para unirse a nuestro equipo. Esta posición es esencial para asegurar la eficiencia y efectividad de nuestras operaciones internas, ofreciendo soporte administrativo integral . Buscamos candidatos organizados, proactivos y con una sólida ética de trabajo, dispuestos a enfrentar los retos propios de un ambiente dinámico y exigente. Si tienes habilidades excepcionales en gestión del tiempo, atención al detalle y te sientes motivado por contribuir al éxito de nuestro equipo, te invitamos a postularte y ser parte de nuestra historia de éxito en el sector legal.
Tareas
1. Gestión de Calendarios y Plazos:
- Mantener un calendario actualizado de audiencias, vencimientos de plazos y fechas importantes, acuerdos, entregas.
- Recordar a los abogados sobre fechas límite y citas.
1. Comunicación con Clientes y proveedores en proyectos grandes:
- Mantener una comunicación regular con clientes y proveedores para proporcionar actualizaciones sobre el estado de sus casos y reporte a tiempo al cliente.
- Coordinar reuniones y consultas con clientes.
1. Apoyo en Transacciones y Cierres:
- Asistir en la revisión y preparación de documentos para transacciones legales, como fusiones y adquisiciones.
- Coordinar cierres de transacciones y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales.
1. Gestión:
- Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de documentos .
- Gestionar la indexación y recuperación eficiente de documentos.
- Realizar encargos a proveedores, redacción y envío de informes a clientes, supervisión de proyectos de recuperaciones
1. Administración de Datos y Tecnología:
- Utilizar herramientas y software legales para gestionar casos y documentos actualización de base de datos (Salesforce, Holded, Kleos).
- Ayudar en la gestión de bases de datos legales y mangenimiento de las mismas.
OTRAS FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN
1. Gestión de Recursos Humanos:
- Contratación y selección de personal (portales GIPE).
- Mantenimiento de registros de empleados (contacto con gestoría laboral).
- Coordinación de la formación y desarrollo del personal.
- Supervisión de las políticas de recursos humanos y cumplimiento de regulaciones laborales.
1. Gestión de Oficina (correos, RRSS y teléfono),:
- Coordinación de las operaciones diarias de la oficina.
- Mantenimiento y suministros de la oficina, optimización.
- Coordinación de servicios de limpieza y seguridad.
- Manejo de la correspondencia y las comunicaciones internas.
1. Gestión de Proyectos y Tareas Administrativas.( Kleos y Holded):
- Coordinación de proyectos y tareas administrativas.
- Seguimiento y cumplimiento de plazos.
- Organización de reuniones y eventos internos.
1. Atención al Cliente Interno y Externo:
- Atención y asistencia a clientes.
- Coordinación de reuniones y citas con clientes.
- Manejo de quejas y solicitudes de clientes.
1. Gestión de Contratos y proveedores:
- Revisión y seguimiento de contratos.
- Mantenimiento de registros de contratos y acuerdos.
- Coordinación con abogados y socios para la gestión de contratos.
Funciones de Gestión de proyectos y Financiero:
1. Registro y Control Financiero Kleos y Holded:
- Registro de transacciones financieras.
- Mantenimiento de registros contables precisos.
- Control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
1. Facturación y Cobranza:
- Generación y envío de facturas a clientes.
- Seguimiento de pagos y recordatorios de cobranza.
- Resolución de discrepancias y consultas de facturación.
1. Conciliación Bancaria:
- Conciliación de extractos bancarios con registros contables.
- Identificación y seguimiento de transacciones no conciliadas.
1. Elaboración de Informes Financieros:
- Preparación de estados financieros periódicos.
- Análisis de ingresos y gastos.
- Reportes de rentabilidad y presupuesto.
1. Cumplimiento Fiscal y Regulatorio (apoyo de Pedro Sanchez Serra) :
- Ayuda a Preparación y presentación de declaraciones fiscales.
- Mantenimiento de registros de cumplimiento fiscal.
- Coordinación con contadores externos en impuestos y contabilidad.
1. Gestión de Gastos:
- Control y revisión de gastos operativos.
- Proceso de aprobación y reembolso de gastos de empleados.
- Búsqueda de oportunidades para reducir costos.
1. Planificación Presupuestaria / presentaciones a clientes:
- Colaboración en la creación de presupuestos anuales.
- Seguimiento del gasto real en comparación con el presupuesto.
Requisitos
- Experiencia previa como auxiliar administrativo y contable
- Conocimiento de procedimientos administrativos en despachos de abogados
- Habilidades en gestión de documentación y archivo en masa
- Capacidad para trabajar en equipo
- Dominio de paquete Office y programas informáticos de gestión
- Valoración de experiencia en ventas / comercial
Beneficios
- Posibilidad de teletrabajo parcial
- Remuneracion variable por la consecución de objetivos
- Buen ambiente
- Despacho pequeño
¿Quieres formar parte de nuestro despacho? ¡Aplica ahora para ser nuestro Auxiliar Administrativo y únete a Briones Abogados en su misión de proporcionar excelencia legal!
