.Buscamos un/a Asistente de recepción proactivo/a y organizado/a para gestionar las operaciones diarias de nuestra oficina en Madrid. El/La candidato/a ideal formará parte del equipo de recepción para mantener un ambiente de trabajo eficiente y productivo, coordinando las actividades administrativas y asegurando el buen funcionamiento de las instalaciones. Switchboard Responder las llamadas entrantes con la mayor prontitud posible y saber filtrar las llamadas correctamente. Atender las consultas de los clientes de manera eficiente y profesional. Saber atender cualquier petición y dar servicio ya sea por teléfono, correo electrónico o carta. Transferir llamadas indicando el nombre y la empresa de la persona que llama siempre que sea posible. Atender las llamadas intercompañía de manera profesional y eficiente. Reception Dar la bienvenida a los visitantes y clientes de manera apropiada. Proporcionar información precisa siempre. Tener una imagen profesional. Conocimiento del Protocolo Profesional. Excelentes habilidades interpersonales. Soporte a todos los departamentos: Marketing, Administración de Personal, Dpto. Financiero y Atención al Cliente. Habilidades en organización y capacidad para trabajar bajo presión. Conocimientos generales de la empresa: diseño organizativo, espacio de trabajo, distribución de oficinas, personal que trabaja en la misma, etc. Mantener el área de recepción segura, limpia, libre de obstrucciones y en condiciones presentables. Mantener las áreas generales de la oficina y showrooms abastecidas con todo lo necesario para su óptimo funcionamiento. Asegurar el orden y limpieza en coordinación del PRL en las áreas generales, almacenes y halls. Supervisión de las maquinarias de la oficina (cafeteras, hervidores, neveras, impresoras, etc.) y solicitud de suministros cuando sea necesario. Organización de reuniones y caterings. Gestión de las plazas de parking. Gestión de calendarios de salas de reuniones y showrooms. Compras en línea y recados fuera de la oficina cuando sea necesario. Mail Abrir y distribuir la correspondencia correctamente (en papel y digital). Revisar óptimamente los correos electrónicos y gestionar las solicitudes según corresponda. Verificar y firmar para la entrega de paquetes/cartas. Gestionar la paquetería y envíos según directrices. Dar soporte y seguimiento para resolver incidencias en la correspondencia y envíos. Administration Revisión de facturas de proveedores. Control de presupuesto de viajes. Dar soporte a los empleados con la gestión de viajes cuando sea necesario. Transmitir adecuadamente comunicados de la empresa para los empleados según directrices. Realizar tareas administrativas diversas. Revisar y mantener estocaje de papelería, suministros para la cocina, etc. Supervisar y comparar los servicios utilizados por la recepción con el fin de mejorarlos y no sobrepasar los presupuestos permitidos