Junto con el Jefe de Recepción, comparte la responsabilidad de todo el proceso de alojamiento, desde la llamada al hotel de un potencial cliente (Telefonía), las reservas y los procesos operativos y administrativos de check-out, facturación y créditos.
- Responsabilidad y de forma directa, la atención al Cliente que como huésped reciba del Front Desk (FD) desde la llegada al hotel (Host, Check-in), la gestión del equipaje, mensajería, peticiones y seguimiento de toda la estancia.
- Revisará toda la información previa a la entrada y salida de los clientes, así como la revisión de la asignación de la habitación de acuerdo a lo contratado, tarifas, condiciones de pago y política de crédito etc., para garantizar la total fiabilidad de los procesos administrativos de las estancias, sean de individuales o de grupos.
- Supervisar el cumplimiento estricto de los procedimientos de cobros, prepagos y pagos, así como los depósitos y créditos autorizados (PM's), cuya antigüedad y resolución es de su directa responsabilidad.
- Dentro de su ámbito de responsabilidad está colaborar con el Jefe de Recepción para alcanzar los objetivos Financieros, de Recursos Humanos y de satisfacción de los clientes que marque la Compañía y según los estándares de Hilton en su área de competencia.
- Asignación de las habitaciones de acuerdo a lo contratado por los clientes y en cumplimiento de los estándares de Hilton.
- Revisará la asignación de las habitaciones, atendiendo personalmente la de los clientes Vip, asegurándose de que el Jefe de Recepción y/o la Dirección estén debidamente informados.
- Debe velar así mismo en coordinación con A&B del correcto funcionamiento del Room Service y reservas de los puntos de ventas.
- Asegurarse de la limpieza y estado de las Habitaciones/Apartamentos antes de la entrada del cliente.
- Como responsable directo de las operaciones del Front Desk (FD), proponer a su superior inmediato todas las acciones que permitan conseguir y mejorar las operaciones de su ámbito de actuación, así como los objetivos de calidad y de atención a los clientes, previstos y requeridos por la empresa así como la marca Hilton.
- Conjuntamente con el Jefe de Recepción y para conseguir los objetivos prefijados del departamento, colaborará en la creación del equipo de trabajo al que deberá motivar, apoyar y formar de forma continua en los puntos que se consideren necesarios para que puedan realizar eficazmente su trabajo, principalmente en las operaciones de FD.
- Consensuará con el Jefe de Recepción la planificación de las tareas semanales de FD, asignando conjuntamente los turnos y las tareas necesarias en perfecta coordinación de todas las áreas, para conseguir los objetivos presupuestados.
- Colaborará en el diseño de los procedimientos e instrucciones para todos los procesos del departamento, especialmente los que afecten a las operaciones del FD.
- Planificar el entrenamiento y formación del personal que se incorpore al FD por primera vez, asegurándose de que participen de forma activa en el proceso de inducción correspondiente a su puesto, así como tutelar a los alumnos en prácticas, en consenso con el Jefe de Recepción.
- Es responsable de que se gestione adecuadamente las actividades complementarias del servicio de conserjería como excursiones, taxis etc., así como la venta de artículos propios del establecimiento llegado el caso, velando por la buena imagen que debe de proyectar el establecimiento y según los estándares de Hilton.
- Es de su responsabilidad que todo el personal del FD conozca el sistema PMS y los procedimientos para la correcta incorporación de los datos al mismo, reflejando toda la información referida a los huéspedes y de los servicios que utilicen.
- Debe de recabar diariamente toda la información referida a los descuentos, deducciones y anulaciones con el fin de detectar las posibles anomalías, así como la facturación de los No Shows y las justificaciones de las gratuidades.
- Responsabilidad directa supervisar los cambios de turno del personal de FD, así como los arqueos de caja y el mantenimiento del fondo de la caja de Recepción.
- Colaborar con el Jefe de Recepción para el control de los costes operativos del departamento, tanto de RR.HH.
como los materiales.
- Colaborará con el Jefe de Recepción en la política de ahorro energético, especialmente en el área del lobby de entrada y coordinando el bloqueo de habitaciones y pasillos en temporadas de poca ocupación.
- Asegurarse de que el Jefe de Recepción está informado sobre cualquier incidencia ocurrida en el FD y/o en el hotel del que tenga conocimiento.
- En sustitución del Jefe de Recepción, asistirá a la reunión semanal de jefes de departamentos, grupos/eventos y reunión de créditos de forma mensual, siendo proactivo aportando propuestas y participando de forma activa, para posteriormente informar al responsable del departamento.
- En sustitución d