Objetivos del Puesto
Un secretario técnico es responsable de gestionar calendarios, las comunicaciones de los principales entes inmersos en el proyecto "Guía Experiencias LGTBIQ+ Turismo España", así como la gestión de proyectos menores y la logística que pudiesen implicar de la alta gerencia. Debe conocer a fondo la empresa, el proyecto y saber quién es el personal clave, ya que el desempeño del secretario técnico representa un papel importante en la consecución de los objetivos empresariales. El alcance del puesto consiste en auxiliar en la revisión y análisis de la correspondencia diaria que se recibe en la empresa con relación al proyecto con la finalidad de organizar, turnar, controlar y dar el seguimiento del trámite a dichos asuntos en el área competente. De igual forma, dar seguimiento a todos y cada uno de las peticiones que se reciben referente a la organización del proyecto y la presentación de resultados. Dentro de su trabajo también está implícito planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades que se le deleguen y así contribuir a alcanzar los objetivos empresariales proporcionando apoyo personalizado y oportuno al proyecto mencionado con anterioridad.
Funciones principales
Redacción de memorias del proyecto "Guía Experiencias LGTBIQ+ Turismo España" y otros proyectos de Queer Destinations.
Seguimiento del cronograma planteado.
Interlocución y coordinación entre Agrupación Experiencias LGTBIQ+ Turismo España y el Comité Directivo del proyecto.
Actuar de punto de contacto entre Queer Destinations, el Comité del proyecto y los actores implicados.
Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
Organizar reuniones, incluyendo la programación, el envío de recordatorios y la organización del catering cuando sea necesario.
Gestión del flujo de información de manera oportuna y correcta.
Gestión y organización de eventos, reuniones y actos corporativos.
Elaboración de informes y documentos para el gobierno con relación al proyecto planteado anteriormente.
Tomar notas y redactar actas (1 pagers) durante las reuniones a las que asista.
Realización o preparación de cualquier investigación que pueda requerir el responsable del informe directivo.
Recordar al equipo directivo las tareas y los plazos importantes.
Dar formato a la información para la comunicación interna y externa: memorandos, email, presentaciones e informes.
Filtrar y dirigir las llamadas telefónicas.
Asistir en el planeamiento conceptual y presentación de los proyectos asignados.
Asistir al equipo directivo en la elaboración de plan de proyectos de acuerdo a los objetivos de tiempo y resultados establecidos.
Planear, coordinar, ejecutar y controlar las diferentes tareas operativas y/o administrativas de los proyectos asignados hasta la terminación de los mismos, asegurando el cumplimiento de fechas de entrega, calidad de los resultados y compromisos adquiridos.
Anticipar, identificar y evaluar posibles riesgos que puedan afectar el desenvolvimiento del proyecto asignado, y proponer estrategias de mitigación a fin de que se cumplan los objetivos establecidos.
Administrar los recursos asignados a cada proyecto (presupuesto, equipo, recurso humano, etc.), maximizando el uso de los mismos.
Indicadores de desempeño
Cumplimiento estricto del cronograma del proyecto.
Evitar incumplimientos del equipo de trabajo ante el volumen de trabajo.
Minutas de reuniones y seguimientos de respuestas.
Evitar crisis y sus efectos en el proyecto.
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