Compañía internacional en crecimiento, dedicada a desarrollos tecnológicos, selecciona para sus oficinas ubicadas en el Vallés Occidental:
OFFICE MANAGER - GESTOR/A DE OPERACIONES DE LA OFICINA
Tareas
En dependencia del DRH, el candidato/a se responsabilizará de realizar las tareas inherentes a la recepción, asegurar el buen funcionamiento de las oficinas, gestionar las incidencias y a los proveedores de los gastos de estructura, gestionar viajes, reservas y apoyo a la organización de eventos.
Funciones principales:
Atender visitas, atención telefónica, gestión de paquetería y de correos.
Garantizar el funcionamiento óptimo de la estructura de las oficinas, mejorar los flujos operativos y organizar la distribución de la oficina.
Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina, aplicar políticas y procedimientos y medir los resultados con respecto a las normas.
Gestionar el presupuesto de gastos generales y administrativos de la oficina y garantizar la presentación de informes precisos y puntuales.
Mantener el buen estado y funcionamiento de la oficina, organizar las reparaciones necesarias y aplicar medidas preventivas ante posibles incidencias.
Gestionar las negociaciones de contratos y precios con los proveedores de suministros y servicios de la oficina, proveedores de arrendamientos y seguros de la oficina, proveedores de servicios de gestión de instalaciones, incluidos los de limpieza, catering y servicios de seguridad.
Ser la persona de contacto para las tareas de gestión de la oficina, coordinando recursos internos y externos: mantenimiento, suministros, equipos, logística de oficina, envíos, mensajería, paquetería, papelería. Mantener las relaciones con los proveedores, gestionar las compras, pedidos, supervisar el servicio, las facturas y asegurar su abono. Y resolver cualquier incidencia dentro de este ámbito.
Coordinar con el departamento de IT las necesidades de los equipos de oficina.
Colaborar con RRHH para actualizar y mantener las políticas de la oficina y en solicitudes ad hoc.
Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados asegurando que a su incorporación cuenten con todos los equipos y materiales necesarios.
Dar apoyo al equipo sobre consultas del funcionamiento de la oficina, en la realización de reservas y organización de viajes, programación de reuniones, citas
Dar apoyo en la organización de eventos como fiestas, celebraciones y conferencias.
Requisitos
Licenciado, diplomado o grado superior en ADE, administración, finanzas o similar, el candidato/a aportará un mínimo de dos años de experiencia como Office Manager realizando funciones similares a las requeridas en el puesto.
Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular). Familiarizado con el uso de herramientas de programación de correo electrónico, programas de reserva de viajes y programas de gestión de gastos.
Contará con un nivel medio alto de inglés.
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